قبل از خرید نرمافزار حسابداری این ۹ اشتباه را انجام ندهید!
خرید نرمافزار حسابداری، برخلاف خیلی از تصمیمهای کوچکتر کسبوکار، به این راحتی برنمیگردد. جابهجایی اطلاعات، آموزش دوباره کارکنان و توقف موقت کار در زمان انتقال، همه هزینههای پنهانی هستند که وقتی انتخاب اول اشتباه از آب دربیاید، به آنها دامن میزنند. در این نوشته، ۹ اشتباه رایجی را مرور میکنیم که کسبوکارها هنگام خرید نرمافزار حسابداری مرتکب میشوند؛ اشتباههایی که با کمی دقت پیش از خرید، کاملاً قابل پیشگیریاند.
اشتباه ۱: تصمیمگیری فقط بر اساس قیمت
ارزانترین گزینه، همیشه بهصرفهترین گزینه نیست. نرمافزاری که قیمت پایینی دارد اما امکانات لازم کسبوکار شما را پوشش نمیدهد، در عمل شما را مجبور میکند دیر یا زود دوباره هزینه کنید؛ یکبار برای خرید نسخه دوم، و یکبار برای زمان و انرژی صرفشده در انتقال دادهها. پیش از مقایسه قیمت، ابتدا فهرست دقیقی از نیازهای واقعی کسبوکارتان تهیه کنید. برای دیدن یک تصویر واقعبینانه از بازه قیمت نرمافزارهای مختلف، راهنمای هزینه نرمافزار حسابداری چقدر است؟ را هم بخوانید.
اشتباه ۲: خرید نرمافزاری پیچیدهتر از نیاز واقعی
نقطه مقابل اشتباه اول هم به همان اندازه رایج است: خرید یک نرمافزار سازمانی سنگین با دهها ماژول، برای یک کسبوکار کوچک یا نوپا که هنوز حتی نیمی از این امکانات را استفاده نخواهد کرد. این کار هم هزینه اولیه را بالا میبرد و هم یادگیری نرمافزار را برای تیم سختتر میکند. نرمافزارهایی مثل کاریا حساب دقیقاً برای جلوگیری از این مشکل طراحی شدهاند: از استارتاپ و کسبوکار کوچک تا شرکتهای بزرگتر با چند کاربر و سطح دسترسی مجزا را پوشش میدهند، بدون اینکه از ابتدا شما را وارد پیچیدگی غیرضروری کنند.
اشتباه ۳: بیتوجهی به کیفیت پشتیبانی و آموزش
نرمافزار حسابداری، ابزاری است که هر روز با آن کار خواهید کرد؛ وقتی مشکلی پیش بیاید یا سوالی داشته باشید، سرعت و کیفیت پاسخگویی پشتیبانی مستقیماً روی کار روزمره شما اثر میگذارد. پیش از خرید، از فروشنده درباره کانالهای پشتیبانی (تلفنی، آنلاین، حضوری)، ساعات پاسخگویی و وجود دوره آموزشی برای کارکنان بپرسید. این سوالات ساده، بعداً میتوانند از دردسرهای زیادی جلوگیری کنند.
اشتباه ۴: رد کردن نسخه آزمایشی یا دمو
خیلی از نرمافزارهای حسابداری، امکان استفاده آزمایشی پیش از خرید را رایگان در اختیار میگذارند؛ برای نمونه، حسابفا ۱۵ روز و چرتکه ۳ روز استفاده آزمایشی رایگان دارند. نادیده گرفتن این فرصت و خرید بر اساس فقط دیدن عکسهای تبلیغاتی یا شنیدهها، یکی از راحتترین اشتباهاتی است که میتوان از آن پرهیز کرد. در دوره آزمایشی، حتماً کارهای روزمره واقعیتان (صدور فاکتور، ثبت سند، گرفتن گزارش) را امتحان کنید، نه فقط منوها را نگاه کنید.
اشتباه ۵: نادیده گرفتن مدل قیمتگذاری و هزینههای سالهای بعد
مدل قیمتگذاری نرمافزارهای حسابداری یکسان نیست؛ برخی مانند چرتکه روی پرداخت یکباره تمرکز دارند، در حالی که خیلی از نرمافزارهای ابری بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه کار میکنند و هزینه سال دوم به بعد میتواند قابل توجه باشد. پیش از خرید، حتماً بپرسید هزینه تمدید سال بعد چقدر است و آیا در طول زمان افزایش پیدا میکند یا نه.
اشتباه ۶: انتخاب نسخه نصبی یا ابری بدون توجه به روش کار واقعی تیم
اگر تیم شما از چند شعبه یا حتی از خانه کار میکند، نسخهای که فقط روی یک سیستم مشخص نصب میشود، محدودیت ایجاد میکند. برعکس، اگر دادههای حساس دارید و ترجیح میدهید همهچیز روی سیستم داخلی خودتان بماند، نسخه ابری لزوماً بهترین انتخاب نیست. برای بررسی دقیقتر مزایا و معایب هرکدام، نوشته نرمافزار حسابداری ابری یا نصبی؟ را مطالعه کنید.
اشتباه ۷: بیتوجهی به اتصال با سامانه مودیان و صورتحساب الکترونیکی
در سالهای اخیر، اتصال به سامانه مودیان و صدور صورتحساب الکترونیکی از یک ویژگی جانبی، به یک نیاز واقعی برای بسیاری از کسبوکارها تبدیل شده است. نرمافزارهایی مانند کاریا حساب اتصال مستقیم و صدور خودکار صورتحساب الکترونیکی را ارائه میدهند، و حسابفا هم اتصال رایگان به این سامانه را با تأیید کاربر پیش از ارسال هر فاکتور دارد. پیش از خرید، حتماً از فروشنده بپرسید که این اتصال به چه شکلی و با چه هزینهای پشتیبانی میشود.
اشتباه ۸: نپرسیدن درباره امکان خروجی گرفتن از اطلاعات
یکی از نگرانیهای واقعی هنگام انتخاب نرمافزار، وابسته شدن کامل به همان یک نرمافزار است؛ اگر روزی بخواهید تغییر کنید، آیا میتوانید اطلاعات دفاتر قانونیتان را با یک فرمت استاندارد خروجی بگیرید؟ این سوال را پیش از خرید بپرسید، نه بعد از اینکه چند سال داده جمع کردهاید.
اشتباه ۹: تصمیمگیری بدون مشورت با کسی که واقعاً با نرمافزار کار خواهد کرد
خیلی از تصمیمهای خرید نرمافزار حسابداری فقط توسط مدیر یا صاحب کسبوکار گرفته میشود، بدون اینکه نظر حسابدار یا کارمندی که روزانه با آن کار خواهد کرد پرسیده شود. این افراد معمولاً میدانند کدام ویژگیها در کار روزمره واقعاً به کار میآید و کدامها فقط روی کاغذ خوب به نظر میرسند.
جمعبندی: چطور از این اشتباهات دوری کنید؟
- فقط بر اساس قیمت تصمیم نگیرید؛ نیاز واقعی کسبوکارتان را اول مشخص کنید.
- نرمافزاری پیچیدهتر از نیاز فعلیتان نخرید.
- پیش از خرید، کیفیت پشتیبانی و آموزش را بررسی کنید.
- حتماً از نسخه آزمایشی یا دمو استفاده کنید.
- مدل قیمتگذاری و هزینه سالهای بعد را بپرسید.
- نسخه نصبی یا ابری را متناسب با روش کار واقعی تیم انتخاب کنید.
- اتصال به سامانه مودیان را بررسی کنید.
- امکان خروجی گرفتن از اطلاعات را از قبل بپرسید.
- کسی را که واقعاً با نرمافزار کار خواهد کرد، در تصمیمگیری شریک کنید.
برای دیدن فهرست کامل و بهروز نرمافزارهای حسابداری بررسیشده در مالی ۳۶۵، به همراه مقایسه امکانات و قیمت، صفحه نرمافزارهای حسابداری را ببینید. اگر هم دوست دارید بر اساس نوع کسبوکارتان بهترین گزینهها را ببینید، نوشته بهترین نرمافزار حسابداری برای فروشگاه، شرکت خدماتی و تولیدی را هم بخوانید، یا در کمتر از یک دقیقه از تست هوشمند انتخاب نرمافزار استفاده کنید.
این مقاله چقدر به تصمیم شما برای انتخاب نرمافزار حسابداری کمک کرد؟
سوالات متداول
تصمیمگیری فقط بر اساس قیمت، بدون مشخصکردن نیاز واقعی کسبوکار، یکی از رایجترین و پرهزینهترین اشتباهاست؛ چون معمولاً منجر به خرید دوباره یا انتقال ناقص اطلاعات میشود.
نه لزوماً؛ اگر نرمافزار ارزانتر امکانات مورد نیاز واقعی کسبوکار شما را پوشش دهد، انتخاب منطقیتری از یک نرمافزار گرانتر و پرامکاناتتر از نیازتان است.
چون خیلی از محدودیتهای واقعی یک نرمافزار فقط در کار روزمره واقعی مشخص میشوند، نه در دیدن تصاویر تبلیغاتی. چند نرمافزار مانند حسابفا و چرتکه استفاده آزمایشی رایگان ارائه میدهند.
برای بسیاری از کسبوکارها این روزها یک نیاز واقعی است، نه یک امکان جانبی؛ پیش از خرید بهتر است دقیقاً بپرسید این اتصال چطور و با چه هزینهای انجام میشود.
اگر بیشتر ماژولهای نرمافزار (مثل زنجیره تأمین سازمانی یا کدینگ چندسطحی هلدینگها) به کارتان نمیآید، احتمالاً گزینهای سنگینتر از نیاز واقعیتان خریدهاید؛ در این حالت نرمافزارهای سادهتر و مقیاسپذیر معمولاً انتخاب بهتری هستند.
دیدگاهها
هنوز دیدگاهی ثبت نشده. اولین نفری باشید که نظر میدهد.
